Étape 1 — Acceptation
Fiche d'acceptation de mission
Le document qui formalise la décision d'accepter. C'est aussi celui dont le refus de signature déclenche la lettre de refus et la clôture anticipée du dossier.
Génération documentaire
Vos trames. Vos formulations. Alimentées automatiquement.
La question que pose tout cabinet avant d'ouvrir un outil de production documentaire est toujours la même : est-ce que je vais devoir renoncer à mes modèles ? Non. CheckIA part de vos documents Word et les alimente.
Comment fonctionne la génération documentaire ?
Le cabinet dépose ses modèles au format Word. Dans chaque modèle, les emplacements variables — dénomination, SIREN, forme juridique, capital, montant de l'apport, noms des dirigeants, dates — sont identifiés une fois pour toutes. À chaque mission, la plateforme remplit ces emplacements avec les données de mission déjà saisies et vérifiées, puis restitue un document que le collaborateur reprend dans l'éditeur intégré.
La conséquence pratique : une donnée n'est saisie qu'une fois et se propage à tous les documents qui l'utilisent. Une correction faite en amont ne laisse pas une valeur périmée dans un document en aval.
En pratique
De votre modèle Word au document de mission
Vous déposez vos modèles
Les documents Word du cabinet sont chargés dans la plateforme, un par un ou par lot. Rien n'est réécrit : la mise en forme, les en-têtes, la charte et les formulations du cabinet sont conservées telles quelles.
Vous identifiez les emplacements variables
Dans chaque modèle, les zones à alimenter sont associées aux données de mission correspondantes. C'est un travail de paramétrage fait une fois, pas à chaque dossier.
La mission alimente le document
Au moment où l'étape s'ouvre, le document est produit avec les données de la mission en cours : identification des sociétés, répartition du capital, éléments financiers, membres de l'équipe de mission, dates.
Vous reprenez le document
Le document s'ouvre dans un éditeur en ligne, avec enregistrement automatique. Le collaborateur complète ce qui relève de l'analyse — la partie qui demande un professionnel — sans avoir passé une heure sur la partie qui n'en demandait pas.
Vous validez
Le document entre alors dans le circuit de validation et de signature.
Documents produits
Les neuf documents d'une mission d'apport
Ce sont les pièces effectivement produites par la plateforme aujourd'hui, dans l'ordre du déroulé de mission.
Étape 1 — Acceptation
Attestations d'indépendance
Deux documents distincts, l'un pour le signataire, l'autre pour le collaborateur. Une déclaration de conflit d'intérêts sur l'un ou l'autre renvoie la mission à l'attribution.
Étape 2 — Contractualisation
Lettre de mission
Le seul document à double signature : validée en interne, signée par le commissaire, puis adressée au client pour signature électronique.
Étape 2 — Contractualisation
Préparation du budget
Le budget prévisionnel de la mission et son suivi de réalisation. Validation interne, sans signature.
Étape 3 — Planification
Plan de mission
Le document qui récapitule le cadre de l'intervention. Il reprend notamment les dates de validation des documents d'acceptation et de la lettre de mission.
Étape 3 — Planification
Organisation du dossier
La structure du dossier de la mission, produite depuis la trame du cabinet — ce qui fait que deux dossiers du même cabinet se ressemblent.
Étape 5 — Restitution
Lettre d'affirmation
Adressée au client pour signature électronique. Son retour signé conditionne l'envoi du rapport.
Étape 5 — Restitution
Rapport du commissaire aux apports
Produit dans la variante correspondant au représentant légal — personne morale ou personne physique. Signé par le commissaire, puis adressé au client, ce qui clôt la mission.
Le cas échéant
Lettre de refus
Émise lorsque le commissaire refuse la mission au stade de l'acceptation. Signée directement par le commissaire, sans validation préalable.
Ce que ce n'est pas
La différence avec un assistant de rédaction
Un assistant généraliste part d'une consigne et produit du texte. Il ne sait pas de quelle mission il s'agit, quelles sociétés sont concernées, quelle trame votre cabinet utilise, ni où en est le dossier.
Une plateforme de mission part de la mission. Le document est produit parce que l'étape est ouverte, alimenté par des données qui ont été vérifiées, dans la trame de votre cabinet, et il entre ensuite dans un circuit de validation qui laisse une trace.
Questions
Sur les trames et les documents
Que se passe-t-il si nous modifions une trame en cours d'année ?
Les modèles sont administrés dans la plateforme et peuvent être modifiés. Les missions déjà produites conservent les documents tels qu'ils ont été générés et repris — une trame mise à jour ne réécrit pas rétroactivement un dossier en cours.
Peut-on avoir plusieurs variantes d'un même document ?
Oui, et c'est déjà le cas pour le rapport, qui existe en deux variantes selon que le représentant légal est une personne morale ou une personne physique.
Le document sort-il au format Word ?
Les modèles sont déposés au format Word et alimentés dans ce format. La reprise se fait ensuite dans l'éditeur intégré à la plateforme.
Faut-il tout reprendre à la main après génération ?
Non — c'est précisément ce que la génération évite. Ce qui reste à rédiger est ce qui relève du dossier : l'analyse, la description des apports, la justification de la méthode retenue. Ce qui est répétitif est déjà en place.
Voir la génération sur vos propres trames
Apportez un de vos modèles à la démonstration ; nous regardons ensemble ce que donnerait son paramétrage.