Validation interne seule
Budget, plan de mission, organisation du dossier
Le collaborateur valide, le commissaire est notifié. Pas de signature : ces documents structurent le travail, ils ne l'engagent pas vis-à-vis d'un tiers.
Validation et signature
Rien n'avance sans que quelqu'un l'ait décidé
Chaque document de mission suit un cycle explicite, du premier jet à la signature. Le passage d'un état au suivant est un acte humain, attribué et daté. Reconstituer la chronologie d'un dossier ne devrait pas demander de relire six mois de courriels.
Comment un document circule-t-il dans CheckIA ?
Un document naît à l'état à valider. Le collaborateur le reprend, puis le valide. Il passe alors en attente de signature et le commissaire est notifié. Une fois signé, il est soit versé au dossier, soit envoyé au client pour signature électronique — il devient alors signé par le client.
Deux retours en arrière existent. Le collaborateur peut repasser en rédaction un document qu'il a lui-même validé, tant qu'il n'est pas signé. Et sur trois documents — fiche d'acceptation, lettre de mission, rapport — le commissaire peut renvoyer le document à mettre à jour au lieu de le signer.
Les états
Les sept états d'un document
| État | Qui agit | Ce que cela signifie |
|---|---|---|
| À valider | Collaborateur | Le document est produit ou repris, il n'a encore été validé par personne. |
| Validé | Collaborateur | Validation interne faite. Le commissaire est notifié s'il doit signer. |
| En attente de signature | Commissaire | Le document attend la signature du commissaire. C'est aussi le point où un conflit d'intérêts ou un refus de mission peut être déclaré. |
| Signé | Commissaire | Signature apposée. Le document part au client s'il doit lui être adressé. |
| En attente signature client | Client | Envoyé au client pour signature électronique via Docusign. |
| Signé par le client | Client | Retour signé. Le document est versé au dossier. |
| À mettre à jour | Commissaire | Le commissaire renvoie le document en rédaction plutôt que de le signer. Réservé à la fiche d'acceptation, à la lettre de mission et au rapport. |
Un document déjà signé ne redevient pas modifiable. Le seul changement d'état réversible est le retour de « validé » à « à valider » par le collaborateur qui a validé.
Les circuits
Tous les documents ne suivent pas le même chemin
Le circuit dépend de qui doit engager sa responsabilité sur le document. Un budget interne n'appelle pas de signature ; une lettre de mission engage le cabinet et le client.
Signature du commissaire
Attestations d'indépendance, fiche d'acceptation
Validation interne, puis signature du commissaire. Sur la fiche d'acceptation, c'est le moment où la mission peut être refusée.
Double signature
Lettre de mission
Validation interne, signature du commissaire, envoi au client pour signature électronique, retour au dossier. Le seul document à parcourir l'ensemble du circuit.
Signature du client seule
Lettre d'affirmation
Validée en interne puis adressée directement au client. Le commissaire ne la signe pas — c'est une déclaration du client, pas du cabinet.
Signature puis envoi final
Rapport du commissaire aux apports
Validé, signé par le commissaire, puis adressé au client. Cet envoi clôt la mission. Il ne peut intervenir qu'une fois la lettre d'affirmation revenue signée.
Sans circuit
Documents de travail et pièces client
Les documents créés ou importés à l'étape des travaux, et le procès-verbal de désignation fourni par le client, sont versés au dossier sans passer par un circuit de validation.
Sorties anticipées
Ce qui se passe quand la mission ne doit pas continuer
Un outil de mission qui ne prévoit que le chemin nominal est un outil qui sera contourné le jour où le dossier sort du cadre. Trois sorties sont prévues, toutes à l'étape d'acceptation, au moment où un document attend la signature du commissaire.
- Conflit d'intérêts déclaré par le commissaire — la mission retourne à l'attribution pour désignation d'un autre signataire
- Conflit d'intérêts déclaré par le collaborateur — même retour, avec notification du commissaire
- Refus de la mission par le commissaire — la lettre de refus est produite, signée, et la mission est close
Points de sortie
- Attestation d'indépendance — signataireConflit d'intérêts
- Attestation d'indépendance — collaborateurConflit d'intérêts
- Fiche d'acceptation de missionRefus de mission
- Fiche d'acceptation, lettre de mission, rapportRenvoi en rédaction
Questions
Sur le circuit
La signature du commissaire est-elle une signature électronique qualifiée ?
La signature du client se fait par signature électronique via Docusign. Les modalités techniques de la signature apposée par le commissaire dans la plateforme sont à préciser avec notre équipe selon le niveau exigé par votre cabinet.
Peut-on savoir qui a validé quoi et quand ?
Oui. Chaque changement d'état porte son auteur et sa date, y compris les retours en rédaction. C'est ce qui permet de présenter l'historique d'un dossier sans le reconstituer.
Que devient un document renvoyé en rédaction ?
Il repasse à l'état « à valider » et le collaborateur le reprend. Le renvoi reste inscrit dans l'historique — il n'est pas effacé par la version suivante.
Le rapport peut-il partir avant la lettre d'affirmation ?
Non. Les deux documents de restitution peuvent être préparés en parallèle, mais l'envoi du rapport signé est conditionné au retour signé de la lettre d'affirmation, celle-ci étant un élément d'entrée du rapport.
Voir le circuit sur un dossier
La démonstration suit un document de bout en bout, du premier jet à la signature.