Remise en route
« Où est la dernière version de la lettre de mission ? »
Les trames vivent dans un dossier réseau, parfois en plusieurs versions. Celle qui sert est celle du dernier dossier ouvert — pas nécessairement la bonne.
Pour les cabinets indépendants
Quelques missions d'apport par an, et tout à reconstruire à chaque fois
Un cabinet qui traite deux ou trois missions d'apport par an ne peut pas amortir un service dédié. Il repart du dernier dossier, retrouve les trames, redécouvre le déroulé — et passe plus de temps sur la chaîne documentaire que sur l'appréciation elle-même.
Pourquoi une mission ponctuelle coûte-t-elle proportionnellement plus cher ?
Parce que le coût fixe de remise en route se répète intégralement à chaque dossier. Retrouver la bonne version des trames, se rappeler quels documents sont attendus et dans quel ordre, reconstituer les circuits de signature : ce temps ne se réduit pas avec l'expérience, il se réinvestit à chaque fois.
Sur une mission récurrente, ce coût s'amortit sur des dizaines de dossiers. Sur deux missions par an, il ne s'amortit pas du tout.
Le quotidien
Ce que nous entendons dans les cabinets indépendants
Mémoire
« Il manquait quoi, déjà, avant le rapport ? »
L'ordre des pièces et les conditions d'enchaînement sont connus, mais ils sont dans la tête de celui qui a fait la mission précédente.
Charge
« Le temps passé n'est pas dans l'analyse »
Sur un apport de titres non cotés, le travail intéressant est circonscrit. Le reste est de la production documentaire — et c'est le reste qui déborde.
Supervision
« Je signe, mais je relis tout »
Sans premier niveau de validation formalisé, le signataire absorbe seul le contrôle de forme en plus du contrôle de fond.
Suivi
« Le client a-t-il renvoyé la lettre signée ? »
Le suivi des signatures se fait par relance manuelle, jusqu'au jour où il faut reconstituer une chronologie.
Hétérogénéité
« Nos dossiers ne se ressemblent pas »
Chaque associé a sa manière de faire. Ce n'est pas un problème tant qu'aucun contrôle ne demande à voir deux dossiers côte à côte.
Ce que change la plateforme
Le déroulé est dans l'outil, pas dans la mémoire
Le déroulé n'est plus à reconstituer
Les étapes s'enchaînent dans l'ordre attendu, avec les documents correspondants. Un collaborateur qui n'a jamais fait de mission d'apport sait quoi produire et quand.
Les trames du cabinet sont fixées une fois
Elles sont déposées, paramétrées, puis utilisées à chaque mission. Il n'y a plus de « dernière version » à retrouver.
Les données sont saisies une fois
Identification récupérée depuis les registres à partir du SIREN, vérifiée par le collaborateur, puis propagée à tous les documents qui l'utilisent.
Le premier niveau de contrôle est formalisé
La validation du collaborateur précède la signature du commissaire. Le signataire cesse d'absorber seul le contrôle de forme.
Le suivi est visible sans relance
L'état de chaque document et de chaque mission est lisible depuis le tableau de bord, y compris pour ce qui attend une signature du client.
Dimensionnement
Un cabinet de trois personnes n'a pas besoin de trois rôles
Le déroulé distingue l'administrateur du cabinet, le collaborateur et le signataire. Dans un cabinet indépendant, une même personne cumule fréquemment l'administration et la signature.
La distinction qui compte réellement est celle entre la personne qui prépare et la personne qui signe — parce que c'est elle qui matérialise la supervision.
- Trois rôles prévus, pas nécessairement trois personnes
- La validation du collaborateur et la signature du commissaire restent distinctes
- Le déploiement se fait sur l'infrastructure du cabinet
Questions
Ce que demandent les cabinets indépendants
Est-ce dimensionné pour un cabinet de quelques personnes ?
Le cloisonnement se fait par cabinet et les rôles peuvent être cumulés. Le point à examiner ensemble est l'environnement technique, puisque le déploiement se fait sur votre infrastructure.
Faut-il un service informatique pour déployer ?
Le déploiement suppose un environnement capable d'exécuter l'application. Beaucoup de cabinets passent par leur prestataire informatique habituel. Nous en discutons avant tout engagement.
Est-ce rentable pour deux ou trois missions par an ?
C'est la bonne question à poser, et elle dépend du temps que ces missions vous coûtent réellement aujourd'hui. Nous préférons l'examiner avec vos chiffres pendant la démonstration plutôt que d'avancer un ratio générique.
Nos associés travaillent chacun à leur manière. Est-ce bloquant ?
Les trames sont celles du cabinet. Le paramétrage initial est donc aussi l'occasion de trancher ce qui doit être commun — un travail que la plupart des cabinets repoussent faute d'occasion.
En parler sur votre situation réelle
Une démonstration d'une trentaine de minutes, sur le déroulé d'une mission d'apport.